Choisir un Dossier Usager Informatisé (DUI) pour un EHPAD n'est pas un achat informatique comme un autre. C'est un outil qui va structurer le quotidien des équipes, la coordination du soin et le lien avec les familles, pour des années. Et avec le financement du Ségur Vague 2, c'est le bon moment pour s'équiper. Voici comment choisir — et déployer — sans se tromper.
Les critères de choix : ce qui compte vraiment
1. La conformité, prérequis non négociable
Avant toute fonctionnalité, vérifiez le socle réglementaire :
- Hébergement HDS : obligatoire dès qu'il y a des données de santé. C'est la loi, pas une option. Privilégiez un hébergement souverain, à l'abri des lois extraterritoriales.
- Qualification INS : le DUI doit identifier vos résidents via leur Identité Nationale de Santé.
- RGPD : gestion des consentements, traçabilité des accès, registre des traitements.
2. L'interopérabilité Ségur
C'est le critère qui conditionne à la fois la qualité de la coordination et l'accès au financement :
- Alimentation et consultation du DMP de vos résidents.
- Intégration de MSSanté pour échanger avec les médecins traitants, hôpitaux et partenaires.
- Pro Santé Connect pour l'authentification des professionnels.
- Surtout : l'engagement de l'éditeur dans le référencement Vague 2. Sans lui, pas de financement pérenne (voir notre guide du financement DUI).
3. Les fonctionnalités métier
Le cœur de l'usage quotidien :
- Dossier de soin et plan de soins, traçabilité des actes.
- Transmissions ciblées et relèves d'équipe.
- Projet personnalisé d'accompagnement.
- Évaluation de la dépendance : grille AGGIR (GIR 1 à 6) et suivi du GMP/PMP, propres au secteur du grand âge.
- Portail famille : un lien direct et sécurisé avec les proches, devenu une attente forte.
4. Les aspects pratiques
Ce qui fait la différence à l'usage :
- Ergonomie : vos équipes ne sont pas toutes à l'aise avec le numérique. Une interface claire, utilisable sur mobile et au lit du résident, est un facteur d'adoption décisif.
- Réversibilité : pouvez-vous récupérer vos données si vous changez de logiciel ? Exigez une clause claire.
- Accompagnement : formation, reprise de données, support réactif.
Ducal Résident, le DUI de la Ducal Suite
Portail professionnel et portail famille, transmissions ciblées, projet personnalisé, gestion de la dépendance, hébergement souverain HDS — conçu pour la Vague 2 médico-social.
Découvrir Ducal Résident →Construire son cahier des charges
Formalisez vos besoins avant de consulter les éditeurs. Un cahier des charges structuré vous protège des démonstrations séduisantes mais hors sujet. Quelques points à y inscrire systématiquement :
- Le périmètre (nombre de lits, services, profils d'usagers).
- Les exigences de conformité (HDS, INS, RGPD) en prérequis éliminatoires.
- L'engagement de référencement Ségur Vague 2 et son calendrier.
- Les modalités de reprise des données et de réversibilité.
- Le niveau d'accompagnement et de formation attendu.
- La transparence du coût récurrent (hors prestation Ségur).
Déployer : la conduite du changement avant la technique
Un DUI bien choisi mais mal déployé échoue. Le succès se joue sur l'humain :
- Impliquer les équipes tôt. Les soignants qui ont participé au choix adoptent l'outil. Ceux à qui on l'impose le contournent.
- Désigner des référents internes. Quelques utilisateurs avancés par service relaient, forment et rassurent.
- Reprendre les données proprement. La migration de l'historique est un chantier en soi : planifiez-la, vérifiez-la.
- Former par petits groupes, sur des cas concrets du quotidien, pas sur des fonctionnalités abstraites.
- Déployer progressivement : un service pilote, on ajuste, puis on généralise.
Un éditeur qui propose une méthode de déploiement structurée — et pas seulement une licence — est un partenaire, pas un simple fournisseur.
Ce qu'il faut retenir
- La conformité (HDS, INS, RGPD) est un prérequis éliminatoire, à vérifier en premier.
- L'interopérabilité Ségur et l'engagement de référencement Vague 2 de l'éditeur conditionnent la coordination et le financement.
- Les fonctionnalités métier (soin, transmissions, projet personnalisé, évaluation de la dépendance, portail famille) doivent coller à votre réalité.
- Pour un organisme multi-établissements, la dimension pilotage et benchmark interne doit peser dans le choix.
- Le déploiement est d'abord une affaire de conduite du changement.
- Exigez réversibilité et transparence du coût récurrent dans le contrat.
Avec le financement de la Vague 2, l'équipement en DUI n'a jamais été aussi accessible. Prenez le temps de bien choisir : c'est un outil que vos équipes utiliseront chaque jour, pour le bénéfice de vos résidents.
